Pričujoča Prijava in pogodba je hkrati pravno zavezujoča in nepreklicna pogodba, ki jo skleneta organizator in sodelujoči za dogodek 35. Simpozij SZVMŽ. Sodelujoči na dogodku jo izpolni in dostavi v navedenem prijavnem roku. Prijav s pridržki organizator ne bo upošteval. Organizator si pridržuje pravico do odločanja o sprejetju sodelujočega, njegovih produktov in storitev na dogodku. Organizator si pridržuje pravico zavrniti prijave, prispele po zadnjem prijavnem roku. Najmanjši razstavni prostor, ki ga prijavitelj lahko zakupi, je 4 m2. Cene, ki veljajo za dogodek in so navedene v Prijavi in pogodbi, so v evrih in ne vključujejo DDV-ja. S podpisom te Prijave in pogodbe sodelujoči priznava in sprejema pogoje sodelovanja.
2. Uporaba podatkov
Sodelujoči na dogodku dovoljuje organizatorju obdelavo podatkov za potrebe prireditve. Organizator hrani in varuje podatke sodelujočega v skladu z veljavnimi predpisi. Računi in vsa ostala dokumentacija v zvezi s sodelovanjem sodelujočega na dogodku se hranijo pri organizatorju. Podatke o razstavljavcu (javnega značaja, kot so naziv sodelujočega, njegova dejavnost in fizična oblika sodelovanja na dogodku ter druge podatke) lahko organizator uporabi za:
- poslovanje s samim razstavljavcem;
- pošiljanje ponudb in promocijskih sporočil samemu razstavljavcu v zvezi z dogodkom po pošti, e-pošti ali prek telefona;
- obveščanje in oglaševanje dogodka pred, med in po dogodku;
- statistično obdelavo podatkov;
- tržne raziskave in raziskave javnega mnenja;
- oblikovanje in posodobitev podatkovnih baz organizatorja.
3. Dodelitev razstavnega prostora
Na simpoziju lahko razstavljajo domači in tuji razstavljavci, katerih razstavni predmeti ustrezajo temi prireditve. Trgovski zastopniki in uvozniki lahko razstavljajo predmete podjetij, ki jih zastopajo. O pripustitvi razstavljavca na dogodku in o dodelitvi razstavnega prostora odloča organizator, ki razporeja razstavni prostor v najboljšem interesu dogodka. Organizator si pridržuje pravico dodeliti do okvirno 10 % razstavnega prostora več oz. manj. Razstavljavci imajo pravico do predhodne izbire posebne lokacije ali vrste razstavnega prostora. Pri prostorski ali časovni dodelitvi promocije imajo prednost sodelujoči, ki zakupijo večje pakete. Vsako spremembo dodeljenega razstavnega prostora mora odobriti organizator. Organizator lahko premesti in opravi tudi druge spremembe glede razstavnega prostora. O teh ukrepih odloča organizator v interesu dogodka. Organizator ima pravico, da spremeni razstavni prostor ali razporeditev razstavnega prostora tudi po določitvi razstavnega prostora razstavljavcu, če ima za takšne ukrepe upravičen razlog zaradi posebnih okoliščin.
4. Odpoved prijave in pogodbe
Če sodelujoči to pogodbo odpove, mora plačati:
40 % cene zakupljenega paketa sodelovanja, če to Prijavo in pogodbo odpove več kot 14 dni pred začetkom prireditve;
100 % cene zakupljenega paketa sodelovanja, če to Prijavo in pogodbo odpove manj kot 14 dni pred začetkom prireditve.
Če se razstavljavec kljub registraciji in prijavi iz kakršnega koli razloga ne udeleži dogodka, lahko organizator dodeli razstavni prostor drugemu uporabniku. Če organizator ne more dodeliti prostega razstavnega prostora drugemu uporabniku, ga lahko preoblikuje na stroške razstavljavca. V vsakem primeru razstavljavec v celoti odgovarja za celoten najem razstavnega prostora.
5. Plačilo
Sodelujoči se obveže plačati sodelovanje na dogodku po cenah, ki so dogovorjene in navedene v Razpisu in pogodbi. Davke plača sodelujoči na dogodku. Organizator se zavezuje izstavljati predračune in račune v skladu s pozitivno zakonodajo. V primeru zamude roka plačila predračuna in računa lahko organizator zaračuna sodelujočemu še zakonite zamudne obresti. Sodelujoči lahko ugovarja računu pisno v 8-ih dneh po izstavitvi računa. Če sodelujoči ugovarja samo za del računa, je nesporni del računa dolžan poravnati v roku in na način, ki je določen s to Prijavo in pogodbo.
6. Preklic dodelitve prostora
Organizator ima pravico, da zavrne oz. razveljavi Prijavo in pogodbo v primerih:
- če je prijavitelj v času prijave v poravnalnem, stečajnem ali likvidacijskem postopku;
- če ima organizator do prijavitelja odprte terjatve od prejšnjih prireditev (velja za vse prireditve, ki izvirajo iz sodelovanja z združenjem SZVMŽ);
- če produkti in storitve, ki naj bi bili razstavljeni na dogodku, ne ustrezajo temi prireditve;
- če razstavljavec ne dostavi dokumentov (točka 11) na zahtevo organizatorja.
7. Termin in kraj dogodka
Če se mora dogodek časovno premakniti, skrajšati ali podaljšati ter če se mora prostorsko premestiti, sodelujoči nimajo pravice odpovedati sodelovanja ali zahtevati povračila škode. Če dogodka ni možno izvesti iz razlogov, za katere ne odgovarja organizator (višja sila, stavka in drugo), lahko organizator zahteva od sodelujočega na prireditvi plačilo do 25 % cene zakupljenega paketa sodelovanja. Te pravice pa organizator nima, če je sam odgovoren za neizvedbo dogodka.
8. Tehnični pogoji
Za razstavne prostore, ki so višji od 2,50 m, mora razstavljavec pridobiti pisno soglasje organizatorja. Načrti takšnih razstavnih prostorov morajo biti posredovani organizatorju 20 dni pred pričetkom montaže. Razstavljavec pri postavitvi razstavnega prostora ne sme posegati izven dodeljenega prostora.
9. Montaža in demontaža
Montaža in demontaža morata biti predhodno registrirani. Po končani demontaži mora razstavljavec prostor, na katerem je razstavljal, vrniti v prvotno stanje. V nasprotnem primeru je razstavljavec organizatorju dolžan povrniti vso nastalo škodo. Pri postavljanju in opremljanju razstavnih prostorov v času montaže in demontaže mora razstavljavec oz. njegov izvajalec ravnati v skladu s predpisi s področja varnosti in zdravja pri delu ter požarne varnostni, s tehničnimi predpisi in standardi, s splošnimi pogoji dela na prireditvenem prostoru in z navodili organizatorja. Razstavljavec je dolžan ločevati odpadke v za to namenjene zbiralnike. Razstavljavec pred zaključkom dogodka ne sme odstraniti razstavnih predmetov (eksponatov) z razstavnega prostora. Razstavni prostor sme razstavljavec predčasno zapustiti samo na podlagi pisnega dovoljenja organizatorja.
10. Jamstvo in zavarovanje
Organizator ne odgovarja za poškodbe, izgube, uničenje, ali odtujitve stvari razstavljavca oz. njegovega izvajalca (razstavni predmeti, oprema in drugo), njunega osebja in tretjih oseb, kakor tudi ne za poškodbe razstavljavca oz. njegovega izvajalca, njunega osebja in tretjih oseb, nastale zaradi požara, viharja, toče, strele, loma, izliva vode, tatvine, ali kateregakoli drugega vzroka. Organizator ne odgovarja za poškodbe, izgube, uničenje ali odtujitve stvari in poškodbe tretjih oseb, nastalih zaradi ravnanja razstavljavca oz. njegovega izvajalca na razstavnem oz. prireditvenem prostoru. Razstavljavec oz. njegov izvajalec sklene ustrezna zavarovanja na svoje stroške.
Razstavljavec oz. njegov izvajalec odgovarja za škodo in nesrečo, ki jo sam ali njegovo osebje povzroči organizatorju in/ali tretji osebi na razstavnem oz. prireditvenem prostoru.
Organizator ne prevzame nikakršnega jamstva za vozila, ki jih na območju sejmišča in parkirišča pustijo razstavljavci, njihovi uslužbenci ali pooblaščenci oz. njihovi izvajalci.
Za pomanjkljive vpise v zborniku referatov ni nobenega jamstva (npr. tiskarske napake, oblikovne napake, napačen prevod ali če vpisa ni itd.).
Razstavljavec ne sme oddati dodeljenega razstavnega, oglasnega ali promocijskega prostora oz. njegovega dela tretji osebi. V primeru kršitve si organizator pridržuje pravico dodatno zaračunati razstavljavcu 100 % cene dodeljenega razstavnega, oglasnega ali promocijskega prostora.
11. Predstavitve
Razstavljavec mora pisno obvestiti in posredovati točen program predstavitev (na primer glasbeni nastop, lastno organizirana prireditev itd.) na razstavnem prostoru organizatorju v predhodno potrditev in uskladitev najkasneje osem dni pred dogodkom. Organizator je upravičen po že izdanem pisnem dovoljenju omejiti ali prepovedati predstavitve, ki povzročajo hrup, umazanijo, prah, uhajanje plinov oz. kako drugače ovirajo potek dogodka. Predstavitve lahko potekajo izključno na dodeljenem razstavnem prostoru razstavljavca.
Vse predstavitve na razstavnih prostorih morajo potekati v skladu z Zakonom o prekrških zoper javni red in mir. Dovoljena glasnost v dvoranah med dogodkom je 60dB. Razstavljavec mora za lastne nastope sam urediti vse zahtevke iz naslova avtorskih pravic (SAZAS). Razstavljavec se zaveže poravnati vse zahtevke iz naslova nadomestil za uporabo avtorskopravno varovanih del, ki jih mora kot organizator dogodka skladno z veljavno zakonodajo (159. člen ZASP) plačevati kolektivnim organizacijam, delujočim na območju Republike Slovenije, za predvajanje žive glasbe (javni nastopi). V ta namen se najemnik zavezuje, da bo o uporabi varovanih del pravočasno, to je najmanj osem dni pred javnim nastopom, in skladno s predpisi obveščal pristojne kolektivne organizacije za uveljavljanje avtorskih in sorodnih pravic.
12. Dejavnost razstavljavca – dokumenti
Organizator ima pravico ob prijavi zahtevati od razstavljavca:
- obrtno dovoljenje oz. registracijo z odločbo pristojnega organa, da so izpolnjeni z zakonom določeni pogoji za opravljanje dejavnosti;
- ustrezno soglasje pristojnega zdravstvenega in veterinarskega inšpektorata, če bo razstavljavec na prireditvi opravljal promet z živili in predmeti splošne rabe, degustacije živil ali demonstracije predmetov splošne rabe oz. gostinsko dejavnost.
Organizator ima pravico odpovedati sodelovanje (nastop) razstavljavca na dogodku, če ne dostavi zahtevanih dokumentov.
13. Fotografiranje in risanje
Organizator ima pravico razstavne prostore in razstavljene predmete fotografirati, narisati, posneti ali kakorkoli drugače upodobiti na filmski in video trak ali zapisati na digitalne medije in gradivo uporabiti za lastne potrebe ali za splošno uporabo. Razstavljavec se odpove vsem ugovorom iz naslova avtorskih pravic. Brez odobritve organizatorja razstavnih prostorov ni dovoljeno fotografirati ali narediti njihove risbe oz. jih posneti, izjema je le lastni razstavni prostor (paviljon).
14. Posebna določila
Razstavljavec, ki za svojo dejavnost na razstavnem prostoru uporablja grelna telesa in ostale električne naprave (kuhalniki, gospodinjski aparati …) ali uporablja odprti ogenj, mora pred pričetkom prireditve dobiti pisno soglasje tehnične službe hotela Slovenija, Portorož.
15. Sodišče
Organizator in sodelujoči bosta vse spore reševala sporazumno. Če do sporazuma ne bi prišlo, je za rešitev spora pristojno sodišče v Ljubljani.
16. OPOZORILO ORGANIZATORJA
Sankcionirana bo vsaka oblika nedovoljene promocije, ki ne bo v skladu z navodili, pravilnikom prireditve in Navodili za razstavljavce. Vse sodelujoče opozarjamo, da se vzdržijo izvajanja preglasne glasbe in drugih motečih akcij, ki bi lahko ovirale ostale udeležence prireditve.
SZVMŽ, januar 2024